Il D.M. 23 gennaio 2004 con la delibera CNIPA 11/2004 rendono possibile la conservazione sia dei documenti informatici, sia dei documenti analogici (cartacei), unici o non unici, rilevanti ai fini tributari.
I seguenti riferimenti integrano il quadro normativo:

• D. Lgs. 52/2004 Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA
• D. Lgs. 82/2005 Codice dell'amministrazione digitale
• Circolare Agenzia delle Entrate 25/01/2002 n. 6/E
• Interpello 954-658/2004 Agenzia delle Entrate
• Circolare Agenzia delle Entrate 06/12/2006 n. 36/E
• Risoluzione Agenzia delle Entrate 09/07/2007 n. 161/E
• D.M. Economia e Finanze del 06/03/2009
• Risoluzione Agenzia delle Entrate del 15/06/2009 n. 158/E
• Risoluzione Agenzia delle Entrate del 30/07/2009 n. 195/E
• Risoluzione Agenzia delle Entrate del 30/07/2009 n. 196/E

Processo di conservazione
Il processo di conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su un supporto idoneo a garantirne la leggibilità nel tempo (es. cd-rom, dvd, hard disk, ecc.).
Tale processo termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o sull'impronta dell'archivio, della sottoscrizione elettronica (firma digitale) e della marca temporale da parte del Responsabile della conservazione.
Il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, deve trasmettere alle competenti Agenzie fiscali l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dalla legge.
Ad oggi tuttavia non sono state ancora pubblicate le specifiche tecniche per tale invio.
In caso di documenti analogici originali unici il processo di conservazione termina con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.

Tipologie di documenti trattabili
Le regole fissate dalla legge si possono applicare a:

• Fatture attive e passive
• Libro giornale, libro degli inventari, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, mastri, libro giornale di magazzino, registro di carico e scarico
• Registri IVA (delle vendite, degli acquisti, riepilogativo)
• Modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, bollettini c/c, ecc.)
• Bilancio d'esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa)
• Libri sociali elencati all'art. 2421 c.c.
• Contratti
• Cedolini paga
• Dichiarazioni dei redditi

I documenti analogici (cartacei) si distinguono in documenti originali "unici" e "non unici".
Sono "unici" quei documenti il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta (come titoli all'ordine, assegni, cambiali, verbali di assemblea, ecc.).
Sono documenti originali "non unici" le fatture, le ricevute fiscali, i documenti di trasporto, le dichiarazioni fiscali, ecc.
I documenti analogici, per essere conservati, devono essere digitalizzati (tramite scanner).

Requisiti per la conservazione
Il documento informatico, per essere validamente conservato in formato elettronico, deve possedere i seguenti requisiti:

• deve avere la forma di documento statico non modificabile
• deve essere emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica
• può essere memorizzato su qualunque tipo di supporto purchè ne sia garantita la leggibilità nel tempo e ne sia assicurato l'ordine cronologico
• deve essere reso disponibile su supporto informatico e, a richiesta, su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione
• devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dall'archivio informatico

Tempi del processo di conservazione
Il processo di conservazione dei documenti informatici deve concludersi:

• per le fatture attive: entro 15 giorni dall'emissione
• per le fatture passive: entro 15 giorni dal ricevimento
• per gli altri documenti: una volta all'anno

La conservazione sostitutiva dei documenti cartacei può essere, invece, effettuata in ogni momento.

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